Gestion de projet

documents & plans MOE

Documents & plans MOE centralisés et structurés

ArchiLid met à disposition de la maîtrise d’œuvre un espace dédié pour la gestion de ses documents et plans MOE. Cet espace fonctionne comme une bibliothèque structurée, où les architectes et bureaux d’études peuvent déposer, organiser et mettre à jour l’ensemble des pièces techniques du projet.

Depuis cette page, les utilisateurs peuvent :

• Déposer leurs documents et plans dans une arborescence pensée pour le projet (par bâtiment, phase, lot, type de document, etc.).
• Gérer les versions : chaque nouveau dépôt conserve l’historique, ce qui permet de retrouver à tout moment une version antérieure.
• Assurer la diffusion des documents vers les autres acteurs (MOA, entreprises, contrôle…).
• Être informés des nouveaux dépôts ou mises à jour grâce aux alertes et notifications.

Les Documents MOE deviennent ainsi la référence commune pour tous les documents produits par la maîtrise d’œuvre, en garantissant traçabilité, cohérence et accès contrôlé à l’information tout au long du projet.

Visas

Un circuit de validation maîtrisé

ArchiLid offre un espace dédié aux documents entreprises (plans, fiches techniques, DOE, etc.) intégrés dans un circuit de visa en ligne. Les entreprises déposent leurs documents directement sur la plateforme, qui se charge ensuite de les acheminer vers les bons interlocuteurs (MOE, MOA, contrôle…) selon un workflow défini par l’administrateur du projet.

Depuis cet espace, il est possible de :

• Soumettre les documents à visa en quelques clics, avec un dépôt structuré par lot, bâtiment ou type de pièce.
• Suivre en temps réel l’avancement des visas : en attente, en cours, visé, refusé, à corriger…
• Gérer un circuit de validation paramétrable, avec plusieurs niveaux d’intervenants et des délais de traitement surveillés.
• Viser et annoter les documents en ligne, sans échanges de mails dispersés.
• Générer automatiquement les bordereaux de transmission et de validation, pour une traçabilité complète.
• Archiver les versions : les documents visés et validés sont historisés et stockés dans la bibliothèque projet.

Le module Documents entreprises (Visa) remplace les échanges classiques par e-mail par un processus digital clair, traçable et sécurisé, réduisant les risques d’oubli, les erreurs de version et les pertes d’information.

Validation des documents MOA/MOE

Sécuriser les décisions avant diffusion

ArchiLid intègre un module dédié à la validation des documents produits par la MOA et la MOE (comptes rendus, pièces marché, notes, rapports, documents contractuels, etc.). Avant leur diffusion aux entreprises ou aux autres acteurs, ces documents peuvent être soumis à un circuit d’approbation structuré, directement sur la plateforme.

Ce module permet de :

• Soumettre un document à validation en quelques clics, avant tout envoi externe.
• Définir les approbations MOA/MOE à l’émission des documents.
• Suivre l’état d’avancement : en relecture, en validation, validé, à corriger, etc.
• Annoter et commenter en ligne les documents, sans multiplier les versions envoyées par e-mail.
• Tracer précisément les décisions : qui a validé quoi, quand, avec quel commentaire.
• Garantir la cohérence des versions grâce à un historique centralisé et à une diffusion depuis une source unique.

La validation des documents MOA/MOE fiabilise le pilotage du projet : seules les pièces validées circulent, les rôles de chacun sont clairs et la décision reste parfaitement tracée dans le temps.

Bibliothèque

Une bibliothèque documentaire unique pour tout le projet

La bibliothèque ArchiLid est l’espace de stockage central de tous les documents du projet. Elle rassemble, dans une arborescence structurée, les pièces issues des différents modules (visas, comptes-rendus, rapports de visite, DOE, documents MOE, etc.) ainsi que les fichiers ajoutés manuellement par les administrateurs.

La bibliothèque permet de :

• Organiser les documents dans une arborescence sur mesure (par bâtiment, phase, lot, type de document, etc.).
• Définir des droits d’accès par dossier, afin de contrôler précisément qui voit et peut télécharger quoi.
• Retrouver facilement les documents visés et validés, automatiquement classés au bon endroit.
• Importer une structure de dossiers existante via un simple fichier zip, que la plateforme décompresse et restitue.
• Accéder aux fichiers depuis l’application mobile, avec la possibilité de rendre certains documents disponibles hors connexion.

Véritable référentiel documentaire du projet, la bibliothèque sécurise les informations, facilite le partage entre les acteurs et garantit une organisation claire et pérenne des documents tout au long de l’opération.